strepen-bebddb4b De wereld op zijn kop. De “tekorten” tijdens Corona.  | F2Connect

De wereld op zijn kop. De “tekorten” tijdens Corona.

Een ding is zeker, het mag echt anders!

Hoe ben je in control als zorgorganisatie en zeker als verpleegtehuis op de persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) in tijden van Corona? Temeer omdat alle aandacht, en concreet ook alle PBM, eerst uitging naar ziekenhuizen en de intensive care in het bijzonder. Met deze opdracht heb ik een grote zorgorganisatie ondersteund bij haar inkoop en logistieke proces.

De aanleiding; moeten we ons zorgen maken dat we misgrijpen? En wat schetste allereerst mijn verbazing, in het corona tijdperk is feitelijk sprake van precies dezelfde PBM als in reguliere infectiesituaties. Alleen de aantallen zijn anders. Echter, onder de emotie van besmettingsgevaar voor Corona, schiet menigeen in de kramp omdat men bang is dat niet de juiste beschermingsmiddelen op voorraad zijn of niet op tijd binnen komen. En ook of die PBM wel voldoende beschermen tegen het Corona virus.

Want een schort met lange mouwen dragen tijdens een “reguliere” infectie situatie geeft een andere emotie dan hetzelfde schort dragen in combinatie met een mondmasker bij het verplegen van een bewoner met een potentieel dodelijk virus! En als daarnaast niet voldoende inzichtelijk is wat er aan PBM op voorraad is, of dat er, volgens de media, niet voldoende kan worden ingekocht omdat we nationaal en internationaal allemaal naar hetzelfde op zoek zijn, verhoogt dat diezelfde drang naar control maar ook de emotie. Maar dat is louter geredeneerd vanuit het beheersen van de goederenstroom in termen als doorlooptijd, niet misgrijpen, juiste leveringen van artikelen, etc. De check of deze artikelen allemaal voldoende bescherming bieden tegen corona is misschien nog wel veel essentiëler.

Met een multidisciplinair team, waaronder inkoop, logistiek, kwaliteit (testen en ingangscontrole), voorraadbeheer/magazijn, business control en zorgprofessionals hebben we op basis van analyses omtrent verbruik, inkooporders, leveringen, voorraden en fysieke routing, de gehele keten geoptimaliseerd. En tevens met een schuin oog gekeken naar alternatieven voor producten die mogelijk op termijn schaars worden en die bijvoorbeeld als re-usable kunnen worden ingezet.

Daarbij hebben we ook een aantal extra checks and balances ingebouwd omtrent doorlooptijd, veiligheidsvoorraad en ingangs- en uitgangscontrole. Maar ook kwaliteitschecks. Zijn productvereisten goed gedocumenteerd, getest, voorzien van een erkend certificaat? Zijn de specificaties zoals artikelnummer en codering duidelijk en eensluidend? Zit het juiste artikel in de omverpakking met de juiste benaming erop om misverstanden en misinterpretaties voor gebruik van dat artikel te voorkomen? Controle aan de voorkant.

Zo hebben we een chirurgisch masker ook voorzien van gebruiksinstructie en “binders”. En er een (service)pakketje van gemaakt, meteen kant en klaar voor gebruik.

De kracht van deze aanpak? Gebruikers comfort bieden en de problematiek simpel houden. Geen moeilijke ERP-systemen ombouwen maar eerst vanuit een eenvoudig rekenmodel de huidige bestel- en voorraadsystemen aanpassen. Trendanalyses maken als basis voor een “standaard”-uitgifte patroon voor hoeveelheden. En een dedicated magazijn inrichten was in deze situatie een andere vereiste om aan vlekkeloze doorstroming tegemoet te komen. Of, zoals hierboven al genoemd, een kant en klaar PBM-gebruikerskit invoeren.

Kortom: een duidelijke koers als uitgangspunt met maximaal zorggericht acteren, centrale aansturing en centrale bevoorrading van PBM-artikelen. Maar ook het stap voor stap meenemen van mensen, acteren op basis van feiten, vertrouwen op- en uitbouwen. En kennis delen.

Nooit in de stress geschoten? Een beetje. Als een leverancier niet (meer) kan leveren. Wat dan? Stap 2. Alternatieven bekijken. Hoe? Met elkaar. Ook hier weer in gezamenlijkheid en vanuit verschillende invalshoeken.

Tijdens het project kwamen daarnaast andere kwesties naar voren die ook tot denken aanzetten omtrent het organiseren van het post-corona tijdperk.

De zorg stapte de afgelopen jaren namelijk massaal over op disposables. Mede uit kostenoverwegingen want eerder verzorgde de wasserijbranche re-usable dienst- en infectiekleding en voegde waarde toe op het gebied van desinfectie en sterilisatie. Een van de vele diensten die we inmiddels hebben vervangen door disposable artikelen uit het verre Oosten. Voeg daar het instrumentarium of andere overeenkomstige producten en diensten aan toe en je hebt weer een volwaardige procesindustrie met logistieke dienstverlening in Nederland erbij. Hopelijk blijft deze visie ook na Corona in Nederland hangen nu de VDL’s en Auping’s deze maakindustrie (tijdelijk?) herpakken.

Zo kun je ook kijken naar een industrie waar de zorg haar producten betrekt. Of naar het beleggen van de voorraden bij centrale warehouses in combinatie met transport en inkoop van diezelfde PBM-artikelen, bij derden. Wáár het in de keten ligt is niet zo interessant. Áls die keten maar aan een aantal eisen voldoet en risico’s weet te beperken. Allemaal stappen in het kader van verdere professionalisering in een nieuwe tijd. Mijn inziens het overwegen waard.

In ieder geval toont deze case wederom aan dat er niets zo flexibel is als een mens. Blijf dus investeren in mensen en vooral in samenwerking. Leg de juiste prioriteiten en processen strak vast, onderbouw, en stap af van het kijken door een rietje. Want dat kijken door een rietje is veelal ingegeven door of eenzijdig te kijken naar het belang van de zorg of alleen het belang van geld. Denk veel meer in termen als gezondheidswinst en toegevoegde waarde in plaats van te bezuinigen op de corebusiness van de zorg.

Een nieuwe boodschap? Wat mij betreft niet. Eerder oude wijn in nieuwe vaten, maar toegespitst op een nieuwe situatie. Veel succes in deze nieuwe wereld. Met hopelijk meer aandacht voor elkaar en iets meer Nederlandse waar.

Lees hier het artikel op de website van VLM.

strepen-bebddb4b De wereld op zijn kop. De “tekorten” tijdens Corona.  | F2Connect
f2connect-logo De wereld op zijn kop. De “tekorten” tijdens Corona.  | F2Connect
Copyright - Algemene voorwaarden - disclaimer - privacyverklaring