Odion’s ontwikkeltraject: van silo’s naar synergie in de zorg
Om een ontwikkeltraject te laten slagen is het essentieel om het samen met medewerkers vorm te geven en organisch te laten ontstaan, ondervond Taco Sijbrandij, Directeur Bedrijfsvoering bij Odion. Met de deskundige begeleiding van Max Braamhorst, veranderadviseur bij F2Connect, heeft het Servicebureau van Odion succesvol gewerkt aan het realiseren van meer synergie en verbeterde samenwerking binnen de organisatie. In dit interview spraken we Taco en Max hoe ze dit hebben aangepakt.
Achtergrond van het ontwikkeltraject
Het Servicebureau van Odion biedt ondersteunende diensten aan, waaronder Facilitair, ICT, P&O, Innovatie en Cliëntservices, voor maar liefst 1100 zorgmedewerkers. Deze medewerkers zetten zich op hun beurt in om een fijne dag te verzorgen voor 1750 kinderen en volwassenen met een beperking. Het ontwikkeltraject begon tijdens de coronaperiode in 2020, waarin een sessie werd gehouden om het bewustzijn te vergroten dat het servicebureau één geheel is, in plaats van een samenraapsel van verschillende teams. De bestaande structuur van afzonderlijke afdelingen, zoals P&O, ICT en Facilitair, werkte niet goed samen en dat leidde tot miscommunicatie en vertraging in het beantwoorden van vragen en verzoeken, legt Taco uit.
"We realiseerden ons dat de manier waarop we werkten niet optimaal was. Zorgmedewerkers werden nog wel eens van het kastje naar de muur gestuurd met weinig coördinatie tussen de afdelingen. Het ontbrak aan een centraal punt waar medewerkers terechtkonden met hun vragen en het ontbrak ook aan een integraal overzicht van wat de zorg nodig had. In de praktijk leidde dit tot frustratie en onduidelijkheid. We wisten dat er verandering nodig was. Eind 2021 zijn we echt aan de slag gegaan met het ontwikkeltraject met daarbij ondersteuning van F2Connect."
Investeren van tijd en aandacht
Het ontwikkeltraject werd op een organische en bottom-up manier aangepakt, waarbij de input en behoeften van de medewerkers centraal stonden. Het tempo van het traject werd niet bepaald door strikte deadlines, maar door het investeren van voldoende tijd en aandacht in het proces. Dit zorgde voor een breed draagvlak en een effectievere implementatie op de lange termijn.
Max: "We wilden echt de stemmen van de medewerkers horen. Hun ervaringen en frustraties waren de drijvende kracht achter de ontwikkeling. We wilden oplossingen en nieuwe werkwijzen creëren die voor iedereen werken."
Verschillende sessies werden gehouden waarin medewerkers uit alle lagen van de organisatie werden uitgenodigd om hun input te delen en mogelijke oplossingen te bespreken. Er werden gesprekken gevoerd om te ontdekken waar medewerkers tegenaan liepen. Aan de hand van deze gesprekken zijn uiteindelijk drie ontwikkellijnen geïdentificeerd: een centraal loket, het ophalen van de behoeften van de zorg en het houden van integrale (besluit)overleggen. Binnen het Servicebureau was brede steun voor de drie ontwikkellijnen doordat iedereen er zelf bij betrokken was. En door samen met de medewerkers te kijken hoe deze ontwikkellijnen in de praktijk moesten werken, ontstond er ook draagvlak voor de implementatie ervan.
Max benadrukt het belang van deze aanpak: "Organisaties maken vaak de fout om op directieniveau te beslissen hoe de oplossing eruit moet zien en strenge deadlines op te leggen. Maar vaak werkt dat niet, omdat de realiteit op de werkvloer anders is dan wat de directie of consultants bedenken. De integrale afstemming tijdens dit traject creëerde een gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid van medewerkers bij de ontwikkeling."
De impact van de implementatie
Het ontwikkeltraject heeft belangrijke verbeteringen opgeleverd. In april is er bijvoorbeeld een geheel nieuw Servicepunt gelanceerd, een centraal punt waar medewerkers terecht kunnen met al hun vragen en meldingen. Daarnaast heeft het nieuwe integrale overleg, waar iedereen welkom is, geleid tot waardevolle discussies over onderwerpen zoals de relevantie en noodzaak van bepaalde dienstverlening en overlegstructuren binnen de organisatie. Deze gesprekken stellen vragen als: zijn deze nog steeds noodzakelijk en effectief? Kunnen we efficiënter werken? Het ontwikkeltraject dat is ingezet is daarmee in feite ook nooit klaar. Dat is ook niet bedoeling zegt Taco: “We zijn als Servicebureau continu met elkaar aan het leren en ontwikkelen. Het ontwikkeltraject heeft een aanzienlijke impuls gegeven aan al deze aspecten, waardoor we nu vol energie verder gaan. De samenwerking tussen verschillende afdelingen heeft geleid tot een dynamische uitwisseling van kennis en taken. Collega’s van verschillende afdelingen zitten nu met regelmaat samen en kunnen plotseling zaken bespreken die voorheen buiten hun bereik lagen. Het resultaat is dat er meer synergie is ontstaan binnen het Servicebureau. Deze synergie brengt een positieve en energieke sfeer met zich mee, waarbij de medewerkers elkaar vinden in de samenwerking”.
Lessen voor een succesvol ontwikkeltraject
Een van de belangrijkste inzichten dat heeft bijgedragen aan het succes van het ontwikkeltraject was het vermijden van harde deadlines, legt Max uit. “Dit stelde Odion in staat om direct kwaliteit te waarborgen, wat uiteindelijk de snelheid ten goede kwam. We hebben ook optimaal gebruik gemaakt van de aanwezige kennis en expertise binnen Odion. Elke afdeling heeft waardevolle inzichten en ervaringen, en het is essentieel om deze te benutten voor integrale oplossingen. Het borgen van synergie is ook van groot belang, want wat voor de ene afdeling werkt, is niet automatisch geschikt voor andere afdelingen. Samenwerking is dus essentieel om tot succesvolle oplossingen te komen die voor alle betrokken partijen werken. Uiteraard is het belang van communicatie een open deur, maar het speelde wel een centrale rol in het verandertraject. We hebben gestreefd naar een goede balans tussen integrale communicatie en communicatie op teamniveau. Houd daarbij ook rekening met verloop en nieuwe medewerkers die mogelijk nog onvoldoende bekend zijn met de achterliggende redenen en doelstellingen van het ontwikkeltraject "
Door flexibel om te gaan met deadlines, gebruik te maken van interne kennis, synergie te bevorderen en effectieve communicatie toe te passen, heeft Odion een positieve verandering kunnen bewerkstelligen en de samenwerking en efficiëntie binnen de organisatie kunnen verbeteren.
Taco concludeert: "Voor mij lag de nadruk in dit traject op het grotere geheel. Het ging niet simpelweg om het opzetten van bijvoorbeeld een servicepunt, maar om het vinden van oplossingen voor een bredere uitdaging die verband hield met onze dienstverlening. En daar komt de toegevoegde waarde van Max echt naar voren. De aanpak van F2Connect en de begeleiding van Max hebben ons goed geholpen. Hij hield het overzicht over het gehele traject en zorgde ervoor dat we op een integrale manier bleven vooruitgaan. Het was een succesvol traject waarop we kunnen voortbouwen. Op naar de volgende stap in onze ontwikkelingsreis!